“很多成長于數(shù)字時代的新新人類，在體驗過遠(yuǎn)程辦公的好處后，一致認(rèn)為遠(yuǎn)程辦公是最好的工作方式?！辈恢皇菃T工，組織領(lǐng)導(dǎo)人起著更大作用。
整編 | 譚麗平
來源 | 《遠(yuǎn)程工作革命》
第1214篇原創(chuàng)文章 | 15分鐘閱讀
春節(jié)臨近，你會是人流里那個，舉著電腦邊趕車邊工作的“最靚的仔”嗎？
nonono，這并不是遠(yuǎn)程工作者的正確打開方式。
按照《遠(yuǎn)程工作革命》作者羅伯特·格雷澤的經(jīng)驗，高效的遠(yuǎn)程辦公，首先需要良好的辦公設(shè)備，比如，64位Windows 10專業(yè)版的筆記本、高速的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，在此基礎(chǔ)上，安排上筆記本電腦支架、獨立鍵盤或鼠標(biāo)、高清網(wǎng)絡(luò)攝像機(jī)、防藍(lán)光眼鏡，才算得上一位合格的打工人。要是能再配置上環(huán)形燈或燈箱、綠色屏幕背景、站立式辦公桌，那么，你就能確保技術(shù)和硬件設(shè)備絕不會拖累你的工作效率了。
當(dāng)然，我們還是希望大家有個愉快的假期。不過，疫情之后，具有高彈性特質(zhì)的遠(yuǎn)程辦公模式，已經(jīng)成為許多國內(nèi)外企業(yè)的常規(guī)工作制度，如何高效遠(yuǎn)程辦公，已經(jīng)成為當(dāng)前打工人，乃至管理者，都需要學(xué)習(xí)的一項技能。
“很多成長于數(shù)字時代的新新人類，在體驗過遠(yuǎn)程辦公的好處后，一致認(rèn)為遠(yuǎn)程辦公是最好的工作方式。”《遠(yuǎn)程工作革命》作者羅伯特·格雷澤認(rèn)為，遠(yuǎn)程辦公，已經(jīng)成為一種勢不可擋的商業(yè)大趨勢，一條順勢前行的管理路徑。
羅伯特·格雷澤是美國加速伙伴營銷公司的創(chuàng)始人、首席執(zhí)行官，在他的帶領(lǐng)下，該公司早在2007年創(chuàng)辦時，就已經(jīng)開啟了員工100% 遠(yuǎn)程辦公模式。作為遠(yuǎn)程工作領(lǐng)域的開拓者，此后不久，他和團(tuán)隊將公司愿景描述為——改變工作和生活范式。遠(yuǎn)程工作就是工作和生活兼得的新范式。
10年后的2017年，當(dāng)羅伯特·格雷澤帶領(lǐng)加速伙伴營銷公司向英國擴(kuò)張時，他最擔(dān)心的是，遠(yuǎn)程辦公不太容易被英國潛在的客戶和員工接受，因為畢竟兩國文化差異很大。最后，他們笨拙地使用了一個折中方案：在英國為員工租用靈活的線下辦公空間。
結(jié)果有趣的事情發(fā)生了：幾個月后，英國團(tuán)隊幾乎沒有人再使用線下辦公空間。他們都迅速地適應(yīng)了遠(yuǎn)程模式，居家工作成了他們的首選。
如果說這是一個典型的案例，那么，我們接下來要思考的是，在我們即將開啟的遠(yuǎn)程工作中，如何做才能更高效？
我們拆解了《遠(yuǎn)程工作革命》一書，主要從員工和管理兩方面，了解數(shù)字化時代，團(tuán)隊如何更好地實現(xiàn)遠(yuǎn)程協(xié)作？如何有效領(lǐng)導(dǎo)一個遠(yuǎn)程組織？如何借助遠(yuǎn)程辦公優(yōu)勢在全球招聘人才和組織生產(chǎn)？
同時作者也提到，根據(jù)角色不同，你可能會直接閱讀本書的第一部分“員工篇”，這部分會教你如何在遠(yuǎn)程職場游刃有余。又或者你可能會直接跳到下一部分“管理篇”，該部分主要講述遠(yuǎn)程工作中領(lǐng)導(dǎo)和管理方面的內(nèi)容。當(dāng)然你也可以在兩部分內(nèi)容間自由切換，但現(xiàn)實是，大多數(shù)人很快會發(fā)現(xiàn)自己兩方面都需要。
通勤危機(jī)：“遠(yuǎn)程辦公是最好的工作方式”
許多人對于遠(yuǎn)程辦公有誤解。一部分人會認(rèn)為遠(yuǎn)程辦公的員工效率比較低。也有一部分人錯誤地認(rèn)為居家辦公的員工責(zé)任感不強(qiáng)，常常會讓家庭瑣事影響到他們的工作。
然而實際上，作者通過自己公司實踐以及其他許多公司發(fā)現(xiàn)，情況往往是相反的。當(dāng)員工努力平衡家庭瑣事和工作時，事情常會向有利的一面發(fā)展。比如，遠(yuǎn)程辦公時，員工會覺得很難在工作和個人生活之間劃定一個嚴(yán)格的界限，他們常常糾結(jié)于何時停下手頭的工作、何時休息、何時調(diào)整以及一天工作下來何時放松。有時候，他們很難徹底結(jié)束一天的工作，很晚了還在檢查郵件，筆記本電腦也是直接放在床邊桌子上，以便睡覺前還可以再檢查一遍郵件。
新冠疫情期間的研究佐證了這一看法。疫情期間，居家辦公的員工中，工作時間外選擇繼續(xù)發(fā)送郵件的人數(shù)翻了一番，他們常常糾結(jié)著如何結(jié)束一天的工作。為了應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，遠(yuǎn)程辦公機(jī)構(gòu)必須向所有員工（包括初級助理以及管理層的員工）灌輸一種理念，即遠(yuǎn)程辦公需要堅實的基礎(chǔ)，堅持嚴(yán)格的時間觀念，營造合理的辦公空間，并嚴(yán)格劃分工作和個人生活的界限。
和大多數(shù)事物相同，遠(yuǎn)程辦公的關(guān)鍵在于，從一開始就要將自己置身于最佳環(huán)境中，并配備適合的工具。如果遠(yuǎn)程辦公之初，你就隨意翻出大學(xué)時期的筆記本電腦，想著在沙發(fā)上工作一整天，很快你就會有挫敗感并且感到疲憊不堪。
事實上，早在新冠疫情之前，辦公室工作的弊端就愈加明顯。2019年，美國工人的平均通勤時間為225小時，即9天，通勤時間在過去40年里穩(wěn)步上升。英國的平均通勤時間為單程59分鐘。在印度，每天通勤時間為兩個多小時，這相當(dāng)于每天上下班時間的7%！
無論人們工作地在世界何處，通勤的時間都在變長。房價持續(xù)上漲的地區(qū)更是如此。為了擁有一個負(fù)擔(dān)得起的家，大多數(shù)工人不得不接受更遠(yuǎn)的上班路程。在大多數(shù)辦公室組織中，辦公室環(huán)境并不能緩解壓力和減輕挫折感。
從生產(chǎn)率的角度來看，過去十年中，著名的開放式辦公室的實驗不斷被拆穿?！缎l(wèi)報》的一項研究發(fā)現(xiàn)，開放式辦公室的員工平均每天會因為分心而損失86分鐘，相比傳統(tǒng)辦公室的員工請病假的概率高出70%，并且早退率更高。這就造成了一種現(xiàn)狀，即員工上下班的時間比以往任何時候都多，而在上班期間完成的工作量卻更少了。
即使在2020年新型冠狀病毒肺炎疫情席卷全球、迫使幾乎所有組織都過渡到遠(yuǎn)程工作之前，這一趨勢就已經(jīng)開始在其他國家流行。
比如，美國引領(lǐng)了遠(yuǎn)程工作革命，過去五年里遠(yuǎn)程工作增長了44%，過去十年里增長了91%。
盡管對該轉(zhuǎn)變的經(jīng)驗和準(zhǔn)備都有限，但相當(dāng)多的組織發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)情況下，他們能夠照常開展業(yè)務(wù)。許多持懷疑態(tài)度的員工也發(fā)現(xiàn)遠(yuǎn)程工作遠(yuǎn)比預(yù)期的要好得多。
員工篇：遠(yuǎn)程辦公效益最大化
那么，員工如何為遠(yuǎn)程辦公奠定有效的基礎(chǔ)，如何充分利用遠(yuǎn)程辦公的靈活性來實現(xiàn)個人生活與職業(yè)生涯雙豐收，以及如何在工作中保持積極性、專注性和參與性？
1、備好必要的辦公工具和辦公環(huán)境
首先，確保具備制勝的關(guān)鍵條件：必要的辦公硬件及技術(shù)手段。如果工作要求經(jīng)常同客戶進(jìn)行視頻會議，或者常常需要上傳或發(fā)送大文件，最好確保技術(shù)和硬件設(shè)備不會拖累你的工作效率。
隨著視頻會議的廣泛應(yīng)用，當(dāng)你在自己的迷你空間進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公時，大量的時間可能都在進(jìn)行線上工作，有時還會面對著眾多觀眾。工作之初你就應(yīng)該考慮配備幾樣重要的配件，以使你看起來更專業(yè)，工作效率也更高。特別是一些需要對外聯(lián)系的職位，諸如銷售、行政領(lǐng)導(dǎo)或客服，盡可能地營造一個專業(yè)的形象是很重要的。
盡管與居家辦公的人視頻通話變得司空見慣，但如果你的工作區(qū)域昏暗、雜亂無章，又或者對方聽不清楚你的聲音，都會給非本公司人員，或者你的新上司，留下負(fù)面的印象。第一印象尤為重要。如何在遠(yuǎn)程工作環(huán)境中給對方留下良好的第一印象，這里有一些建議與推薦資源。
除此之外，盡量增加一臺顯示器，這樣方便使用更多的程序、對比材料。
在視頻通話時，如果使用筆記本的內(nèi)置揚聲器，會在房間中形成“噪聲滲漏”，導(dǎo)致你能聽到對方的聲音，而對方也能同時聽到自己的聲音，非常尷尬。所以，你需要提前準(zhǔn)備好耳麥或耳機(jī)，在視頻通話的時候使用它們。
最重要的一點，是樹立職業(yè)化的形象，這就需要打造專業(yè)化的背景。如果苦于沒有干凈整潔的背景，可以選擇綠的幕布代替。增加一臺環(huán)形照明燈，可以提升面部的亮度。
工作臺或站立式辦公桌為了確保長時間居家辦公的舒適度，最好確保工作區(qū)域適合長時間的工作。你可以考慮購買一張符合人體工程學(xué)的辦公桌椅，這樣長時間坐著辦公會更舒服，或者你甚至可以選擇購買一張可調(diào)節(jié)的站立式辦公桌，這樣也方便長時間站著工作。
最后，可以考慮購買防藍(lán)光眼鏡，它可以有效地濾除電腦屏幕的藍(lán)光。根據(jù)視力情況，你還可以選擇驗光鏡片或是非驗光鏡片。佩戴防藍(lán)光眼鏡可以緩解整天盯著屏幕造成的視疲勞，同時晚上睡覺時佩戴也可以保證高質(zhì)量的睡眠。
2、設(shè)置有形的界限
辦公室工作最明顯的好處是個人生活和職業(yè)生活之間有著客觀存在的界限。遠(yuǎn)程工作時，許多人會感覺無法將工作與生活進(jìn)行切割。
緩解這種溢出效應(yīng)可以通過設(shè)置清晰的有形界限，將工作與家庭生活進(jìn)行切割。
如果條件允許的話，最好在家里劃定專屬工作區(qū)域。這樣一來，不僅幫助你從心理上確定了工作時間，同時也向家里人發(fā)出信號，明確告訴他們什么時候有空，什么時候很忙。如果沒有明確的工作或非工作信號，家里的人可能會認(rèn)為能看見你，就能找你，完全不顧你是否正在工作，會給你帶來困擾。
劃定專屬辦公區(qū)域就可以避免這種干擾，然而并非所有人在家都有專屬辦公的房間。但是，即使是在房間的角落里擺一張折疊桌，或者在客廳桌子旁選一把椅子作為“辦公椅”，也是朝著劃定身心邊界邁出了重要一步。一天工作下來，起身離開工作區(qū)域，利用這些邊界可以幫助你退出工作模式。
3、恪守時間表
系統(tǒng)地安排時間，關(guān)注時間的使用很重要。
遠(yuǎn)程辦公最好能夠按時起床，確定白天工作的時間及時長，主動規(guī)劃分配用于項目、會議、午餐、鍛煉及個人的時間。同樣，日程安排中也應(yīng)納入休息時間并嚴(yán)格執(zhí)行。在辦公室工作時，自然而然地會有一些休息的時刻，比如午休時間。相比之下，遠(yuǎn)程辦公可能常常在家埋頭工作幾個小時，沒有明確的時間概念。
設(shè)定時間表并嚴(yán)格遵守，不僅能更好地確保完成工作，也能留些時間休息和調(diào)整。團(tuán)隊可以同步日程表，這樣每位成員能夠在同一時間集中精力完成工作，確保了團(tuán)隊內(nèi)部工作的流暢度。
疫情期間，人們也更加深刻地認(rèn)識到了日程安排的重要性，特別是孩子在家的雙職工家庭。能夠提前與伴侶或配偶協(xié)調(diào)日程安排的職場父母往往適應(yīng)得最好。他們會明確每個時間段誰來陪孩子，誰來工作，以及其他類似的安排。
4、管理收件箱
當(dāng)快速進(jìn)行面對面溝通無法實現(xiàn)時，電子郵件通常是員工在遠(yuǎn)程環(huán)境中首選的溝通方式。如果你是第一次遠(yuǎn)程辦公，電子郵件數(shù)量將會大幅增加，這是很正常的現(xiàn)象。因為在開放式辦公環(huán)境中，同事間會隔著辦公間或辦公桌進(jìn)行簡短對話，而在遠(yuǎn)程環(huán)境中則被大量的郵件交流取代。諸如Slack之類的即時通信平臺和微軟團(tuán)隊可以幫助減少電子郵件。然而，這類溝通渠道也會迫使員工全天候進(jìn)行檢查，分散他們的注意力，使他們無法專注地投入工作。
劃分時間段。做法之一就是每天劃分幾個小塊的時間專門用來回復(fù)郵件。比如，每天工作之前，設(shè)定30到60分鐘專門回復(fù)郵件。只要你和經(jīng)常聯(lián)系的同事能夠設(shè)定期望值，并且他們能夠在緊急情況下聯(lián)系到你，這樣就可以兩全其美——團(tuán)隊不會陷入找不到你的困境，你也可以擺脫電子郵件的監(jiān)控。
以下策略可以幫助你取得平衡，既可以回復(fù)郵件，也不會讓電子郵件掌控你。
自然選擇。如果你的職位不允許你一天大部分時間完全關(guān)閉電子郵件的話，我們推薦給新員工的策略是選擇哪些郵件需要立即回復(fù)，哪些可以留到以后再回復(fù)。如果一封郵件具有時效性，要求1分鐘內(nèi)必須回復(fù)，那最好是立即回復(fù)，馬上解決掉。反之，如果收到一封需要斟酌、詳細(xì)回復(fù)的電子郵件，那么最好留到規(guī)定的電子郵件回復(fù)時間塊中，或者將其移動到待完成文件夾中。
設(shè)定期望值。如果你管理一個團(tuán)隊，分享這條建議給團(tuán)隊成員會很有幫助。你甚至可以制定一個標(biāo)準(zhǔn)供每位團(tuán)隊成員遵守，比如要求所有需要回復(fù)的電子郵件都要在24小時內(nèi)回復(fù)。對于我們的客戶服務(wù)團(tuán)隊，我們甚至為緊急情況另創(chuàng)建了電子郵件地址，緊急問題郵件會在收件箱置頂。任何非緊急類別郵件都可以稍后處理，在24小時內(nèi)做出回復(fù)即可。
電子郵件分類。如果你擔(dān)心錯過緊急郵件，并想找到一種方法來區(qū)分緊急郵件與垃圾郵件，那么可以考慮購買電子郵件管理工具。有幾個此類插件供使用：他們通過機(jī)器學(xué)習(xí)可以自動過濾促銷郵件和那些不太重要的郵件，并把它們放置于同一個文件夾，那么你每天只需查看幾次；或者將那些被標(biāo)記為“緊急”或“重要”的郵件分類到特殊的文件夾中，便于你隨時關(guān)注。
5、精力管理
在一天中劃定專屬工作時間，并不意味著你就必須投入到高強(qiáng)度的工作中，一次幾個小時不停歇。當(dāng)你的時間安排明確后，最好能夠混搭不同類型的活動，避免過度工作。
健身界有一個廣泛應(yīng)用的間歇訓(xùn)練模式：高強(qiáng)度的劇烈運動結(jié)合短暫的休息，在不過度鍛煉身體的情況下增強(qiáng)你的力量和耐力。間歇訓(xùn)練也可以應(yīng)用于腦力勞動，高強(qiáng)度的腦力勞動結(jié)合短暫的休息，確保你不會精疲力竭。
同時也需考慮休息時間，了解自己什么時候精力旺盛，什么時候精力渙散。
不妨為自己設(shè)置一個工作方案，花點時間來思考一天中什么樣的時間段適合完成什么類型的任務(wù)。嘗試過程可能反反復(fù)復(fù)，也會出現(xiàn)一些錯誤，但一旦確定適合自己的工作方案，會對工作幸福感的提升和工作效率的提高產(chǎn)生持久的影響。
6、設(shè)定工作日緩沖區(qū)
你在遠(yuǎn)程辦公時，可能一覺醒來馬上拿起手機(jī)或操起電腦工作，一直工作到晚飯時間，然后再把工作帶到臥室去。
而諸多知名行為專家強(qiáng)烈建議每天堅持“早晨例程”，而不是直接投入工作。例如用咖啡和早餐開啟一天，或是輕快地慢跑、鼓舞人心的閱讀來開啟一天。每天早上為自己做些事情會讓你頭腦清醒、精力充沛，能夠更好地進(jìn)入工作狀態(tài)。
如果你從床上爬起來，立馬投向手機(jī)和電腦，這樣往往會帶來壓力。這樣開啟一天相當(dāng)于早上7點穿著睡衣直接從床上跑到辦公室。
結(jié)束一天工作的時候也是如此。盡管不喜歡通勤，但回家途中給許多人提供了放松的時間，讓他們可以在踏進(jìn)家門之前從工作模式中解放出來。就像早上一樣，結(jié)束一天的工作后抽空放松一下。不管你是想遛狗、聽音樂、看書，甚至是冥想，一旦結(jié)束工作時，即使簡單的事情也會有助于你在漫長的遠(yuǎn)程辦公日后緩解壓力。
在這點上，確保任何工作設(shè)備遠(yuǎn)離臥室也是很有用的。研究表明，睡前看屏幕會延遲進(jìn)入睡眠狀態(tài)的時間，也會減少深度睡眠。睡前帶上筆記本電腦、回幾封郵件可能會讓你更加疲倦，第二天的工作也很難保持專注。
歸根結(jié)底，你所做的就是犧牲掉你的健康和工作效率，只為回復(fù)那些可能原該等到早上回復(fù)的信息。
記住，環(huán)境應(yīng)該為你所控。
7、保持動力
許多人開啟遠(yuǎn)程辦公之初，面臨的是疫情帶來的社交隔離及經(jīng)濟(jì)不景氣帶來的壓力，還有許多家長需要同時兼顧在家照顧孩子。大多數(shù)人很快就感到疲于應(yīng)對，并開始擔(dān)心長期居家辦公如何保持工作的積極性。
對一些人來說，工作帶來了薪水，這就是動力。但如果這對你不適用，最好尋找其他的激勵方式。
挖掘動力的一個方法是確定在你的工作職責(zé)中哪些任務(wù)是你最喜歡的，尤其是那些能夠展示你的技能的。你可以嘗試著將這些工作安排在固定的時間塊，這樣你就可以期待這類工作，把專注、高效的時間花費在最喜歡的事情上。
或許最強(qiáng)大的驅(qū)動力就是擁有清晰的目標(biāo)。它從根本上有意識或無意識地驅(qū)動著我們。清晰的目標(biāo)就像是人生的主旨句，明確表達(dá)出你之于這個世界的意義。
你可以將你的工作職責(zé)與你想要在生活中實現(xiàn)的目標(biāo)結(jié)合起來。無論你從事什么職業(yè)，或者在生活中追求什么目標(biāo)，如果能以某種方式將兩者結(jié)合在一起，你就更容易獲得動力。
下一次，如果你在工作中感到動力不足時，不如花幾分鐘思考或?qū)懴律钪袑δ阒匾氖虑榛蚰阆胍瓿傻哪繕?biāo)。
8、保持專注
居家辦公經(jīng)常會有讓自己分心的事物，這是難以避免的。不只是電視或是手機(jī)，令你分心的事物遠(yuǎn)不止這些。遠(yuǎn)程辦公時，你會突然意識到早餐的碗碟還沒有洗，有一段時間沒有倒垃圾了，地毯需要吸塵了等等。
專注是一項技能，通過練習(xí)就能掌握，掌握這一技能可以使我們工作中效率更高，壓力更小。
提升工作專注力的一個方法就是避免上述分心的事情。每天花上幾分鐘清理工作區(qū)域，保持整潔。如果你需要完成上述家務(wù)才能讓你白天的工作心無旁騖，那么可以固定一個時間來完成這些家務(wù)。
另一個提升專注力的途徑就是有意地進(jìn)行練習(xí)。有一個技巧，即為自己設(shè)定計時器。先從較短的時間開始，比如15~20分鐘，規(guī)定這個時間段專注地完成一項任務(wù)，比如匯編數(shù)據(jù)或是寫份報告。通過這樣的練習(xí)，你的注意力持續(xù)的時間就會越來越長。
管理篇：組織領(lǐng)導(dǎo)人起著更大作用
員工對自身的遠(yuǎn)程工作體驗掌握著重要話語權(quán)。如何安排日程，如何布置家庭辦公室，如何分配精力都決定著遠(yuǎn)程事業(yè)是否健康與高效。但是，遠(yuǎn)程工作如何高效進(jìn)行，組織領(lǐng)導(dǎo)人起著更大的作用。
如果公司想要轉(zhuǎn)型為遠(yuǎn)程職場，作者認(rèn)為需要從企業(yè)文化、招聘員工、團(tuán)隊管理三方面入手，我們重點拆解了如何做好遠(yuǎn)程團(tuán)隊管理，作者探討了具體的機(jī)制、方法、工具和技術(shù)，以提升員工遠(yuǎn)程工作的流暢度，促進(jìn)各規(guī)模機(jī)構(gòu)效率的提高。
1、引導(dǎo)員工做好全面入職
擁有遠(yuǎn)程員工的組織不能對員工培訓(xùn)放任不管。辦公室工作環(huán)境中，員工也許可以通過向其他員工求助及觀察來學(xué)習(xí)。然而，在遠(yuǎn)程環(huán)境中，員工很可能會獨自坐在電腦前，茫然不知該做什么，也不知該從哪里開始。
為了讓員工有個概念，當(dāng)新進(jìn)員工在公司開啟職業(yè)生涯時，公司應(yīng)當(dāng)提供一份全面的入職日程表。日程表詳述了入職前幾周新進(jìn)員工需要參加的會議，以及作為訓(xùn)練計劃的一部分，新進(jìn)員工需要仿效哪些員工，公司全員會議的時間及其他詳盡的計劃。
另外，頂級遠(yuǎn)程組織會重視入職培訓(xùn)并精心制訂詳盡的培訓(xùn)計劃，因為這是員工想要在組織內(nèi)部獲得短期及長期成功的關(guān)鍵。如果你沒有正確的培訓(xùn)方式，新進(jìn)遠(yuǎn)程員工可能會面臨失敗。
2、設(shè)置會議與接待時間
隨著時間的推移，許多遠(yuǎn)程組織發(fā)現(xiàn)，相比現(xiàn)場辦公的組織，會議召開得要少一些。因為安排遠(yuǎn)程會議變得更加困難，同時，你會更難了解是否打斷了同事的工作。如果給予充足的時間進(jìn)行思考，遠(yuǎn)程團(tuán)隊通常會認(rèn)識到在沒有頻繁會議打擾下協(xié)作才最有效。
評估會議效率的一個很好的方法是在會議結(jié)束后堅持對會議進(jìn)行坦誠的評估。不妨借鑒創(chuàng)業(yè)運作系統(tǒng)的絕佳做法，他們將關(guān)鍵會議稱為“十級會議”。前提是在每次會議結(jié)束時，每個與會者都按1到10分的等級給會議打分。如果會議的平均評分沒有達(dá)到9分或10分，那么它就沒有附加值，這樣的會議就應(yīng)該改進(jìn)或是取消。
另一個有用的做法就是根據(jù)會議的長度和邀請員工的數(shù)量為每次會議分配財務(wù)值，并將該數(shù)值包含于會議邀請中。這樣一來，人們會意識到會議的時間價值，并會減少邀請名單人數(shù)。除了減少會議之外，明智的做法是調(diào)整會議的形式和長度以最大化其影響力。
如有可能，縮短遠(yuǎn)程會議的時間是有益處的，同樣重要的是，控制講話者的時間。否則，開會就變成了獨白，員工難免跑神。
對組織而言，所謂的“情況通報會”最為浪費時間。放在遠(yuǎn)程環(huán)境中，這些會議尤其無效?！扒闆r通報會”是指一位或多位發(fā)言者通報一系列信息，通常照本宣讀或是通過幻燈片分享，這些信息本就可以提前發(fā)送給與會者或者以書面?zhèn)渫浶问椒窒?。因為這些會議中討論的內(nèi)容很少，互動也很少，召開這種會議其實是在浪費寶貴的時間。
3、加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)與遠(yuǎn)程聯(lián)系
多年來，團(tuán)隊建設(shè)一直是各規(guī)模組織不可或缺的內(nèi)容。
但在100%的遠(yuǎn)程世界里，公司已經(jīng)從信任背摔和超越障礙訓(xùn)練這樣的面對面活動轉(zhuǎn)向了遠(yuǎn)程活動，非傳統(tǒng)的遠(yuǎn)程活動同樣拉近了公司員工之間的距離。
這些組織很可能會求助于像克里斯蒂·赫羅爾德公司一樣的機(jī)構(gòu)。赫羅爾德是Sport & Social Club的創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官，這是一家加拿大組織，主要業(yè)務(wù)是為成年人協(xié)調(diào)休閑運動聯(lián)盟。赫羅爾德和她的團(tuán)隊通過游戲?qū)⑷藗兙奂谝黄穑⒘似髽I(yè)的品牌，在疫情襲來時，她迅速轉(zhuǎn)向為世界各地的公司提供遠(yuǎn)程團(tuán)隊建設(shè)活動。他們推出了一個名為JAM（workplayjam.com）的新業(yè)務(wù)分支，它完全專注于遠(yuǎn)程活動。
JAM提供虛擬游戲，如賓戈游戲、競猜游戲、數(shù)字尋寶游戲及在線逃生室。JAM提供游戲主持并安排所有技術(shù)事宜，所以團(tuán)隊只需要參與并享受樂趣。為了給客戶增加定制體驗，赫羅爾德團(tuán)隊甚至可以將客戶公司元素滲透到他們的游戲設(shè)計中，比如將公司歷史融入到競猜游戲里，以部門和團(tuán)隊名稱命名賓戈牌等。赫羅爾德團(tuán)隊甚至可以為公司新進(jìn)員工設(shè)計入職培訓(xùn)主題游戲。
新員工可以讓新同事對自己的個人信息進(jìn)行競猜，了解他們的新公司，并以有趣的娛樂方式縮短學(xué)習(xí)曲線。
4、提升遠(yuǎn)程辦公有效性和實用性的技術(shù)
員工首次居家辦公時需進(jìn)行重大調(diào)整。對于大多數(shù)組織來說，花些工夫提升遠(yuǎn)程辦公的有效性和實用性十分必要。在技術(shù)方面進(jìn)行重大投資就是其中之一，包括利用提供的多款軟件工具來幫助改善員工溝通和用戶體驗。這些資源現(xiàn)在大部分都可通過云端獲得，因此材料可以即時下載和安裝。
作者分享一些技術(shù)工具，這些工具是許多組織過渡到遠(yuǎn)程工作時離不開的，它們基于云端，不需要大量的硬件或前期資本投資。以下列舉的工具都很實用，但針對每項功能，還有許多其他替代工具，因此你可以找到最適合你和你的團(tuán)隊的工具。
使用單點登錄（SSO）程序保持單點登錄；使用云文件共享；在培訓(xùn)與知識管理方面，可以使用學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)（LMS）、知識管理系統(tǒng)（KMS）；人力資源系統(tǒng)，包括管理員工休假請求、招聘新員工和執(zhí)行績效評估等基本職能；團(tuán)隊溝通中，Slack、Zoom、Microsoft Teams和Google Workspace可謂是具有遠(yuǎn)程文化的公司用來管理內(nèi)部和外部通信最受歡迎的工具；項目管理工具，包括Basecamp、Trello和Asana等軟件；注重安全技術(shù)等。
5、做好管理，更要做好領(lǐng)導(dǎo)
讓員工在辦公室花更多的時間并不能保證更好的結(jié)果。某些情況下，員工甚至?xí)迷谵k公室的時間制造一種假象，讓大家認(rèn)為工作效率更高，其實并非如此。因此，想要員工產(chǎn)出高，最好是建立產(chǎn)出導(dǎo)向的激勵政策和目標(biāo)，優(yōu)先考慮員工的產(chǎn)出，而不是花在辦公室或任務(wù)上的時間。
作者認(rèn)為，作為管理者，沒有必要擔(dān)心員工某天在做些什么，甚至一周工作多少小時。如果他們始終能夠達(dá)成目標(biāo)，這些產(chǎn)出才是最重要的；投入就顯得不那么重要了。作為遠(yuǎn)程團(tuán)隊的管理者，成功的很大一部分是基于產(chǎn)出來管理員工，并且知道什么樣的日常監(jiān)督最好是避免的。
6、通過視頻進(jìn)行績效談話
在面對面辦公的組織中，管理者總是在面對面會議中進(jìn)行重要反饋，不管是積極反饋還是批評性反饋。尤其是重要的績效管理實踐，如季度審查、年度評估和困難的談話，包括終止合約等，都是當(dāng)面進(jìn)行的。在此之前，很難想象以遠(yuǎn)程方式進(jìn)行此類談話。
然而，遠(yuǎn)程領(lǐng)導(dǎo)者和管理者必須適應(yīng)這種無法面談的情況。除非情況特殊，你能經(jīng)常與遠(yuǎn)程直接下屬見面，例如在同一個共享空間工作，這類討論往往十分重要且對時間非常敏感，無法等到下次與員工在碰面時再討論。為了表達(dá)得更清晰，所有績效評估和敏感對話必須通過視頻通話方式進(jìn)行，而不應(yīng)通過電話、電子郵件或即時通信進(jìn)行。
7、為團(tuán)隊成員營造心理安全感
不言而喻，遠(yuǎn)程工作場所的面對面互動遠(yuǎn)少于面對面工作場所。正因為如此，遠(yuǎn)程團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)才有必要創(chuàng)建信任感強(qiáng)和透明度高的環(huán)境。
創(chuàng)造心理安全感的有效方法是構(gòu)建核心價值觀。我們之所以將“擁有它”作為核心價值觀，部分原因是我們希望員工能夠勇敢面對任務(wù)以解決問題，不用擔(dān)心犯錯誤。我們很清楚這樣做偶爾會導(dǎo)致錯誤，但是我們向員工明確表示，錯誤是可以接受的，前提是他們能夠承認(rèn)錯誤，并從中吸取教訓(xùn)，且不再經(jīng)常重復(fù)同樣的錯誤。
除此之外，作者也提到了，遵循時區(qū)禮儀、調(diào)整差旅策略、掌握團(tuán)隊進(jìn)展、禁止監(jiān)視、當(dāng)信任不再時的一些具體管理舉措。
重要的是，對戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)進(jìn)行細(xì)致、有意的調(diào)整，在不斷適應(yīng)變化的過程中，幾乎任何一家公司都能在遠(yuǎn)程工作中獲得成功。阻礙公司發(fā)展的原因可能更多的是因為他們的業(yè)務(wù)運作方式已經(jīng)過時及缺乏靈活性。
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